O Instituto Presbiteriano Mackenzie (IPM) recebeu o Prêmio TOTVS Brasil que FAZ, na categoria Educacional, pela implantação do ERP RM TOTVS – sistema de software de integração e automatização de processos internos. A cerimônia foi realizada no último dia 18 de junho, em São Paulo, com a presença de especialistas em tecnologia e representantes de grandes empresas, incluindo a Diretoria Comercial, Inovação e Tecnologia (DICIT) do IPM. 

A premiação reconhece projetos de digitalização e inovação que transformam processos, operações e departamentos, com o objetivo de demonstrar como a tecnologia é capaz de potencializar o crescimento das empresas brasileiras de diferentes segmentos. 

A necessidade de um novo sistema e, consequentemente, de uma nova operação surge a partir da extensão das mantidas do IPM, para garantir suporte e modernização durante o crescimento da instituição. O início do projeto aconteceu no ano de 2022, com a participação de profissionais da TOTVS, envolvendo operações, entre outras: de Ensino Superior, Educação Básica, Saúde e Gerências Executivas do IPM, responsáveis pelas áreas financeira, contábil, fiscal e de RH.

Segundo o diretor da DICIT do IPM, André Ricardo de Almeida Ribeiro, o projeto permitiu a melhoria dos processos de BackOffice e Recursos Humano a partir de uma única base de dados. “Tínhamos sete ERPS e 320 sistemas satélites, passamos para um único ERP e apenas 35 sistemas satélites integrados. Foi um esforço de transformação digital do Mackenzie, com vários objetivos, benefícios e impactos estratégicos”, comenta o diretor. 

A partir da plataforma da TOTVS, foi possível acrescentar camadas, como réguas de comunicação e possibilidade com omnichannel, com o objetivo de trabalhar a jornada do aluno, desde o candidato até a matrícula, e integrando os egressos ao projeto Alumni do Mackenzie. 

O engajamento para a ação ocorreu de maneira topdown, envolvendo Conselho Deliberativo do IPM, Diretoria Executiva, superintendências, gerências, coordenações e demais colaboradores. O destaque, de acordo com o diretor, é o papel da liderança na promoção da cultura de inovação e eficiência nos processos administrativos e acadêmicos. 

“Conseguimos o apoio da nossa liderança maior, o Conselho Deliberativo, que entendeu o propósito do projeto e a necessidade de melhoria e otimização dos processos. Tivemos também o apoio muito importante da base do Mackenzie, porque eles operam e as informações foram fundamentais para entendermos o processo. Foi uma atividade dupla, tanto de cima para baixo quanto de baixo para cima”, afirma o diretor André Ribeiro. 

Segundo o gerente de Tecnologia da Informação do IPM, Ricardo Fukuda, o projeto foi realizado no modelo “big bang”, isto é, “uma virada simultânea dos sistemas em todas as unidades e operações do Mackenzie, abrangendo os módulos Acadêmico, Financeiro e de Recursos Humanos”, explica.  

Sobre as dificuldades durante o processo, Fukuda aponta que “a adaptação dos colaboradores ao novo sistema, a aceitação de mudança e a confiança de que tudo funcionará sempre são grandes desafios em qualquer transição de TI, ainda mais em um projeto de tamanha magnitude como este”. 

No entanto, segundo ele, o que permitiu que a implantação fosse um sucesso foi, entre outros fatores, o envolvimento ativo da alta direção, o engajamento das equipes, o extenso planejamento e o rigoroso controle da qualidade, com mais de 40 mil testes realizados. “A padronização e integração dos processos e informações em toda a organização representaram um grande avanço”, finaliza Fukuda.

O diretor de Comercial, Inovação e Tecnologia do Instituto Presbiteriano Mackenzie, André Ricardo de Almeida Ribeiro (ao centro), com o Prêmio TOTVS