Operações integradas

As mudanças tecnológicas cada vez mais rápidas já fazem parte de nosso cotidiano. A cada dia se torna mais natural o processo de abandonar uma ferramenta de trabalho para adotar outra que traga resultados mais assertivos nos processos de trabalho. Essa afirmação se aplica ao Programa Mackenzie de RenovAção (PMR), que vem sendo implementado em todas as unidades mantidas pelo Instituto Presbiteriano Mackenzie (IPM).

O PMR tem, por trás de sua estrutura, a tecnologia da plataforma TOTVS RM, que permite a integração de todas as operações que o Mackenzie realiza em seu foco de atuação. O projeto engloba 39 operações educacionais, 11 operações relacionadas à gestão administrativa e à pedagógica e 3 operações nas áreas de saúde e agro. Isso significa a integração de processos que começam com a captação e o processo seletivo de novos alunos, por exemplo, e se estendem até o relacionamento com os estudantes, passando pela gestão de atividades administrativas e tudo o que envolve a gigantesca estrutura do Mackenzie.

Em termos de tecnologia, o PMR reduziu de 223 para 35 sistemas satélites integrados, passando de sete sistemas ERP distintos para um único, o ERP TOTVS RM. A sigla ERP (Enterprise Resource Planning) significa, em bom português, “Sistema Integrado de Gestão Empresarial”. O que quer dizer que, na prática, o PMR traz ganhos de gestão mais integrada, processos padronizados e base única de dados.

Para o diretor de Estratégia e Negócios (DIREN), André Ricardo de Almeida Ribeiro, os colaboradores terão mais facilidade, agilidade e assertividade, além de mais respostas e informações. “A implementação do novo sistema traz menos retrabalho, além da criação de uma base de dados única, evitando conflitos e perda de tempo”. De acordo com ele, quando se fala em otimização e automatização de processos, isso significa que o trabalho será mais rápido. “Muitas ações que eram realizadas de forma manual serão automatizadas com o novo sistema.”

Ricardo Fukuda, titular da Gerência de Tecnologia e Inovação (GERTI), conta que o PMR começou a ser implantado em dezembro de 2021; contudo, as linhas gerais do projeto foram traçadas no mesmo período. “Não é algo que se faz do dia para a noite. Passamos quase dois anos elaborando uma RFP”, conta o gerente, referindo-se à sigla em inglês de Request for Proposal, um documento que permite determinar os parâmetros que auxiliam na contratação de novos fornecedores.

“Em linhas objetivas, trata-se de uma especificação técnica para executar uma pesquisa de mercado, buscando fornecedores que melhor se adequassem às nossas expectativas. Estudamos alguns processos, as principais operações e optamos, no final, pela TOTVS. Essa escolha também envolveu a direção do IPM, a partir do momento que refinamos essa parte técnica, posto que se trata de uma estratégica para toda a instituição”, completa Fukuda.

“Em janeiro do 2022, começamos a fazer levantamentos para entender todos os processos e elaborar a configuração de acordo com os dados que obtivemos. Uma vez que tudo isso estava documentado, geramos as especificações com os usuários responsáveis. É mais ou menos como o projeto arquitetônico que precisa ser feito para construir uma casa”, exemplifica o gerente.

O ano de 2023 foi praticamente dedicado aos testes e à migração de dados, bem como workshops de treinamentos, para que todos pudessem se ambientar às telas e aos recursos do novo sistema. Feitos todos os ajustes, o PMR está praticamente finalizado. “Estamos em uma fase de estabilização. Estenderemos essa operação assistida até março de 2025, sempre com o suporte da TOTVS”, revela Fukuda.

Unindo particularidades

A integração de todas as áreas é fundamental para qualquer negócio. Isso se torna ainda mais vital para o Mackenzie, que tem unidades em todo o Brasil. E não apenas isso, nessa estrutura há todo um universo de particularidades: a gestão financeira, as operações de ensino e as questões relacionadas às pessoas, o que inclui os colaboradores que movimentam a administração, os professores e os próprios alunos. “Estamos tratando diferentes operações educacionais, de vários cursos e vários níveis de ensino, distribuídos em diversos campi. Temos de dar atenção a cada uma delas, por isso a importância da parametrização de todo o sistema. Todo o estudo prévio que fizemos foi para padronizar ao máximo, respeitando peculiaridades de cada um, obviamente. Enfim, conseguimos colocar todas essas operações no mesmo ‘trilho’”, pontua Fukuda.

Ele explica que a grande vantagem do PMR é a gestão, que se torna mais ágil e menos compartimentalizada. “Aqui temos tudo integrado em uma única plataforma”, resume. Embora esteja totalmente implantado, o projeto ainda demandará o alinhamento de demandas específicas. “São modernizações pontuais que serão implantadas aos poucos, ao longo deste ano. Posso dizer que passamos por duas das etapas fundamentais, que foi a migração de dados e os primeiros testes, mas essa curva de aprendizado está acontecendo agora, porque é natural que surjam novas ideias depois que um sistema está habilitado. O que posso dizer é que estávamos no caminho da obsolescência com a arquitetura das plataformas anteriores. O que fizemos foi justamente permitir a introdução de inovações que estão por vir e manter nossa estrutura de TI alinhada com as atualizações do mercado. Cito como exemplo o conceito de data driven, fundamental para qualquer negócio hoje. Nosso negócio é educação; agora estamos ainda mais preparados para oferecer os melhores recursos no que diz respeito à orientação baseada em dados”, finaliza Fukuda.

Desafios e oportunidades

Apesar de cada vez mais aceleradas, as inovações tecnológicas ainda nos impactam de alguma forma. Positiva ou negativamente. Imagine a seguinte cena: estamos em meados dos anos 1990, quando os PCs, os computadores pessoais, eram raridade nos lares e, em muitos casos, até mesmo nas empresas. Para quem não era nascido na época, basta saber que esses equipamentos estavam longe de ser o que são hoje. Para fazer uma operação administrativa, por exemplo, você teria de lidar com uma tela escura com as letras em verde, e isso resolvia apenas operações muito básicas. Um cadastramento de produtos de uma loja ou o registro de uma nota fiscal, por exemplo. E mesmo com essa funcionalidade ainda distante do que vemos em dias atuais — mas que representava um grande avanço para a época —, muita gente preferia continuar usando as antigas máquinas de escrever e fichas em papel para executar seu trabalho.

“A implantação de sistemas como o PMR traz, é claro, desafios diários, e vencê-los depende do engajamento e do compromisso das equipes dos colégios, sejam colaboradores ligados ao RH, à secretaria escolar, sejam aqueles que lidam com os processos pedagógicos dos diferentes segmentos de ensino. Todos esses são pontos interessantes a considerar. Não existe uma implantação de sistemas sem um engajamento das equipes, sem uma abertura, uma flexibilidade na maneira de reconduzir os processos, de organizar dados, de ter uma disciplina e uma curiosidade para saber manejar e administrar todas essas novas funcionalidades”, destaca a superintendente de Ensino Técnico e Básico do Mackenzie, Márcia Braz.

Para o líder da Gerência de Contabilidade (GECON), Reinaldo Pereira, este ano ainda trará alguns desafios, pois, em sua perspectiva, a “casa” ainda necessita de diversos ajustes. “Contamos com uma equipe na GECON, de profissionais altamente qualificados e dispostos a interagir com todas as áreas de negócio do IPM, visando ao objetivo, a um sistema integrado e com automação suficiente para permitir que os usuários utilizem suas informações da melhor forma”, declara.

Márcia Regis, gerente do Sistema de Ensino Mackenzie (SME e ME), também avalia que, em perspectiva futura, assim que a implantação do novo sistema estiver concluída, o grande ganho será na melhor fluidez e rapidez no fluxo dos processos, bem como na maior notificação da conclusão de etapas, implementação dos processos de pagamentos estrangeiros (invoices) e de devolução de crédito (aluno e escola) finalizados. “Entre os benefícios que o PMR trouxe para nosso dia a dia, destaco a visualização facilitada, otimizada e atualizada do consumo/uso do orçamento alocado ao longo do ano. O maior conhecimento sobre outros setores envolvidos nos fluxos dos processos e a ferramenta de rastreabilidade, que indica data e área de ação. O sistema também possibilita a visualização e a localização das solicitações nos módulos de compras e contratos de maneira mais completa e fácil, bem como a organização de colunas a critério do usuário”, pontua.

Na opinião do gerente da GECON, a implantação do sistema TOTVS atendeu a uma necessidade de modernização e de melhoria na integração com as unidades do Mackenzie espalhadas pelo país. “Com todas as unidades utilizando a mesma ferramenta, a comunicação tende a ser cada vez melhor, assim como a segurança dos dados, visto que teremos apenas uma fonte de dados consolidada. Para a GECON, a implantação foi muito oportuna, pois possibilitou auxiliar todas as áreas de negócio do IPM, não só na matriz mas também nas filiais. Nosso foco é prestar assessoria, consultoria e treinamento das áreas, apresentando o fluxo completo de todos os processos, e medir seus impactos na operação”, observa Pereira.

O titular da Gerência Financeira (GEFIN), Silvio Bernardino de Souza, opina que, vencidas as etapas de implantação do sistema e a curva de aprendizado dos funcionários, o próximo passo é superar novos desafios. “Funcionários que dominavam o Oracle/SAM já demonstram domínio no TOTVS, sinalizando que estamos no caminho certo. Um sistema único para todo o IPM vai permitir melhorias de processos e possibilidades de centralização e ganhos de produtividade. Temos expectativas positivas na geração de informação para gerir o fluxo de caixa, o controle de orçamento, a agilidade nos pagamentos e na emissão e as baixas dos recebimentos de mensalidades”, informa.

Na avaliação final, Marcia Régis declara que, diante do desafio de integrar sistemas tecnológicos nos colégios, a nova plataforma trouxe um ambiente muito mais dinâmico, eficiente e seguro, beneficiando todos os envolvidos no processo educacional: alunos, colaboradores e famílias. “Posso classificar que há uma série de benefícios em diferentes áreas, a exemplo do gerenciamento dos processos administrativos e pedagógicos. Percebemos que há uma possibilidade de melhor armazenamento de dados de forma organizada, segura e, mais importante, integralizada. Antes, tínhamos um sistema que respondia e processava dados de maneira compartimentalizada. A ferramenta nos dá condições de fazer análise de dados e gerar relatórios sobre o desempenho acadêmico, o comportamento de alunos e outras métricas importantes que nos auxiliam na tomada de decisões, na correção ou na elaboração de novas estratégias”, conclui.

Em suma, “será um marco no Mackenzie, porque não é apenas uma mudança de plataforma ou de sistema, mas da forma de trabalho”, conclui André Ribeiro, líder da DIREN.