Escrever e-mails é uma habilidade essencial para o mundo corporativo. No entanto, erros ao enviar a mensagem desejada são comuns com a correria do dia a dia. Pensando nos aspectos fundamentais para uma boa comunicação entre parceiros, desde a escolha adequada de palavras até a estruturação de frases impactantes, selecionamos dicas valiosas para formalizar um e-mail adequado.

Vírgulas

Quando for se introduzir no início da mensagem, diversas frases comuns precisam de vírgulas. “Olá, caro professor”, “Oi, boa tarde” e outras frases do gênero exigem vírgula por conta do vocativo inicial. Em caso de dúvidas, sempre pesquise como a frase é utilizada em dicionários e páginas especializadas na língua portuguesa.

Outros casos também pedem o uso da pontuação, tais como “Estou trabalhando de casa, mas, pela queda de energia, não consegui comparecer à reunião”. A regra geral é que não se utiliza vírgula depois do "mas", porém, é necessária caso seja encaixado um complemento depois da primeira parte da frase.

Conteúdo

Ao escrever um e-mail corporativo, é importante prestar atenção ao tipo de linguajar utilizado. Frases ambíguas, informações incompletas ou textos excessivamente longos tendem a prejudicar a comunicação. Para evitar equívocos e aprimorar o tempo no trabalho, prefira frases curtas e assertivas.

Pronomes corretos

A concordância é essencial para a troca de e-mails formais entre colaboradores. Muitas vezes, ao formular uma frase, esquecemos quais vocativos foram utilizados no início, e trocamos os termos ao longo do texto.

Caso utilize "você" no início, o ideal é terminar o e-mail com o mesmo pronome de tratamento, por exemplo, “Olá, tudo bem com você?”, terminaria com "Você quer que eu envie a você?".

Arquivos

Antes de enviar qualquer e-mail, verifique se os arquivos anexos estão corretos, ou se realmente foram colocados junto à mensagem. Muitas vezes, a falta do arquivo é notada dias após a troca de e-mails, e um erro simples pode atrapalhar o desenvolvimento de um trabalho, projeto ou do dia a dia da equipe. Para uma boa comunicação, é vital que as mensagens estejam corretas e com os arquivos necessários.

Caso um colega ou colaborador envie uma mensagem sem o arquivo anexo, não é necessário causar alarde. Informe-o de maneira delicada e com respeito. 

O que evitar

Quando se trata de mensagens formais, é de extrema importância prestar atenção ao conteúdo compartilhado. Não compartilhe “memes”, informações pessoais e assuntos não relacionados ao ambiente de trabalho quando estiver trocando e-mails corporativos.

Caso tenha que passar informações particulares para algum colega, utilize outros meios de comunicação, como o WhatsApp, ou o chame para uma conversa presencial.  

At.te e outras despedidas

Ao finalizar o e-mail, é muito importante prestar atenção às despedidas. Quando finalizar o texto formalmente, a maneira correta de encurtar a palavra “atenciosamente” é “at.te”, e não “att.” ou outras variantes. Caso fique em dúvida, termine sempre com a palavra inteira ou com outras formas de despedida, como “abraço”, “agradeço desde já” e outras frases já conhecidas.